Oggi affrontiamo il tema dell’archiviazione sostitutiva (più correttamente chiamata conservazione sostitutiva o conservazione digitale a norma
Abbiamo già affrontato qualche tempo fa l’argomento, ma oggi appare molto attuale, per cui riteniamo doveroso fare un approfondimento degli argomenti in parte già trattati un anno fa.
Perchè affrontiamo l’argomento della conservazione digitale a norma?
Semplice, perché con l’avvento del RENTRI ci sono due novità importanti.
Il registro di carico scarico dei rifiuti è digitale.
Alcuni formulari sono obbligatoriamente elettronici.
Questo cosa significa?
Che i file dei formulari elettronici con estensione XFIR e il file del registro con estensione XML vanno conservati a norma.
Riporto di seguito uno specchietto tra linee ottenibile da qualsiasi motore di ricerca di IA che descrive cosa è la conservazione digitale e come si applica. Se non interessati potete procedere subito alla parte pratica riportata sotto allo specchietto
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Informazioni circa la conservazione sostitutiva e digitale a norma
La realizzazione della conservazione sostitutiva e digitale a norma segue le regole tecniche stabilite dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) e dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). [1, 2] Può essere realizzata in due modalità organizzative principali: [3]
- In outsourcing (Consigliata): ci si affida a un conservatore qualificato iscritto al marketplace di AgID (aziende private certificate o poli tecnologici pubblici). È la scelta standard per quasi tutte le aziende e i professionisti, spesso inclusa nei software gestionali.
- In house: l’azienda sviluppa internamente l’infrastruttura tecnologica e affronta le complesse certificazioni richieste. [1, 3, 4, 5]
I passaggi e i requisiti fondamentali per realizzarla includono:
1. Nomina del Responsabile della Conservazione
Ogni organizzazione (azienda o PA) deve individuare un Responsabile della Conservazione, che deve essere necessariamente una persona fisica interna all’azienda (es. il titolare o un dipendente incaricato). Questa figura definisce le politiche del sistema e gestisce i rapporti se l’attività viene affidata all’esterno. [6]
2. Redazione del Manuale di Conservazione
È un documento obbligatorio per legge che descrive nel dettaglio l’intero processo: i soggetti coinvolti, l’infrastruttura tecnologica utilizzata, le misure di sicurezza adottate e l’elenco dei documenti sottoposti a conservazione. Se ci si affida a un provider esterno, questo fornisce un modello o la documentazione integrativa per il proprio manuale. [7, 8, 9]
3. Il Processo Tecnico (I 3 Pacchetti)
Il flusso informatico per conservare i documenti si articola in tre fasi distinte, basate sullo standard internazionale OAIS: [4, 7]
- Fase di Versamento (PdV): Il “Produttore” dei documenti prepara il Pacchetto di Versamento. Si tratta dei file dei documenti digitali (es. PDF/A, XML) uniti ai loro metadati (informazioni identificative come data, mittente, codice identificativo). [3, 7, 10]
- Fase di Archiviazione (PdA): Il sistema di conservazione prende in carico il file, applica la firma digitale e la marca temporale per congelarne l’integrità, generando il Pacchetto di Archiviazione. Questo pacchetto viene custodito in server sicuri a lungo termine. [4, 10]
- Fase di Distribuzione (PdD): Quando un utente o un verificatore esterno (es. Guardia di Finanza) richiede l’accesso a un documento, il sistema genera un Pacchetto di Distribuzione, rendendo il file leggibile e legalmente valido. [7, 10]
Come procedere all’atto pratico?
Per una partita IVA, un professionista o una piccola impresa, la via più semplice è utilizzare i moduli di conservazione già integrati nei software di fatturazione elettronica o affidarsi a piattaforme cloud specializzate per la gestione documentale. Saranno questi applicativi a gestire in automatico la creazione dei pacchetti digitali e la marcatura a norma AgID. [8, 11]
[4] https://trustservices.agid.gov.it
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Tutto ciò detto come dobbiamo concretamente e correttamente operare per soddisfare agli obblighi normativi?
In primo luogo dobbiamo avere la possibilità di mettere in archiviazione sostitutiva i files e quindi:
1) Compro on line un servizio dedicato per mettere in archiviazione i files.
In questo caso ci sono decine di servizi su internet disponibile che costano dalle 60 ai 200 euro all’anno in base al tipo di servizio richiesto.
Minchio Mariano SRL fornisce su richiesta questo servizio cloud al costo di 70 euro anno + IVA.
2) Mi doto di un sistema interno, ma questa strada è difficilmente percorribile. I criteri elencati dall’AGID sono restrittivi e poche aziende sono in grado di avere al proprio interno un servizio che soddisfi tutti i criteri richiesti per legge.
3) Utilizzo un software gestionale rifiuti dotato di interoperabilità e che contemporaneamente gestisca la messa in conservatoria dei files ottenuti da RENTRI
Dando per scontato che la seconda scelta è impraticabile consigliamo di muoversi all’interno della prima o della terza.
A questo punto posso focalizzarmi sulla parte operativa RENTRI.
Questa si divide in due modus operandi:
-Adempimento della messa in conservatoria a norma del file XML del registro
-Adempimento della messa in conservatoria a norma dei file XFIR dei formulari elettronici
Affrontiamo separatamente i due adempimenti, solo per il caso 1) ossia che l’azienda gestisca registri e formulari con RENTRI e non utilizzi un software gestionale.
In questo ultimo caso l’operatività sarà specifica di ogni software gestionale e sarà gestito attraverso la software house che vi fornisce il software stesso
Per quanto riguarda il primo , ossia la messa in conservatoria del registro per chi utilizza il RENTRI devo operare come segue:
Adempimento della messa in conservatoria a norma del file XML del registro per chi usa RENTRI
Almeno una volta all’anno l’azienda produttrice di rifiuti iscritta a RENTRI
DEVE
-andare nei servizi di supporto del RENTRI
-cliccare sul registro cronologico
-agire dal menù principale scaricando l’XML del registro
-salvare il file in locale (su PC o server)
-Mettere il file in archiviazione sostitutiva utilizzando il servizio acquistato o utilizzando il servizio interno nel caso remoto si sia attivata internamente.
Solo dopo aver eseguito tutte queste operazioni l’adempimento è completo.
Ricordo che se un’azienda ha eseguito la prima registrazione sul registro cronologico del RENTRI nella data del 12 Dicembre 2024, entro il 12 Dicembre 2025 deve generare l’XML e metterlo in archiviazioe sostituitiva.
E via così anche l’anno seguente.
Nessuno vieta di fare più processi di archiviazione ogni anno.
Chi vuole è libero di scaricare l’XML mensilmente o trimestralmente o semestralmente e di mettere in archiviazione più file ogni anno.
Ricordo solo che l’estrazione dell’XML sarà successiva alla trasmissione dei dati al Rentri che di solito viene fatta mensilmente per il mese precedente.
Adempimento della messa in conservatoria a norma del file XFIR deI FORMULARI per chi usa RENTRI
Almeno una volta all’anno gli XFIR scaricati da Rentri vanno messi in archiviazione sostitutiva.
Questo significa che se un XFIR è stato utilizzato il giorno 13 Febbraio 2026, questo deve essere messo in archiviazione sostitutiva entro un anno dalla sua apertura, ossia entro il 13 Febbraio 2027.
Come procedere a questo adempimento?
Vediamo i punti
-Scaricare da Rentri l’XFIR chiuso, accettato e restituito dal destinatario su proprio pc o server in locale in cui creo una cartella specifica.
!!!!Attenzione non si scarica il pdf, ma il file con estensione XFIR!!!!
Ricordo che questo formato non è visualizzabile.
-Segnare la data del primo formulario messo in cartella.
-Entro un anno da quella data si può procedere a mettere il file in archiviazione sostitutiva.
Volendo siete liberi di caricare il singolo formulario, per cui potrete poi riaccedere ogni volta per ciascun formulario e fare più archiviazioni sostitutive, una per ciascun file.
Il consiglio è quello di fare un caricamento massivo, ossia di prendere i formulari dell’ultimo anno, esportarli tutti in archiviazione sostitutiva entro un anno dalla data di emissione del più vecchio e a quel punto mettere tutti quelli emessi e chiusi alla data di archiviazione stessa.
Tradotto in soldoni, se ho il primo formulario elettronico con data 15 Febbraio 2026 entro il 15 Febbraio 2027 metterò in archiviazione sostitutiva tutti gli XFIR chiusi e salvati nel corso dell’anno.
L’anno dopo farò lo stesso con tutti gli XFIR emessi tra il 15 Febbraio 2027 e il 15 Febbraio 2028.
In questo modo evito di perdere XFIR per strada.
Bene, anche per oggi abbiamo cercato di fare chiarezza su un argomento complesso, ma di uso quotidiano con cui deovremo familiarizzare nei prossimi mesi.
Confidiamo che questa breve guida sia stata utile.
Restiamo a disposizione coi nostri servizi commerciali e di consulenza per darvi tutti gli strumenti idonei a gestire questa importante fase.
Alla prossima notizia.
